会议效率低下一直是职场人的普遍痛点。除了冗长的节奏，即兴的跑题，敌对的氛围，模糊的结论……更让人抓狂的，估计就是会议结束后的总结笔记了。
一次会议短则半小时，长则数小时，如果负责会议笔记的人不懂技巧，会为此加班到很晚，甚至还要不断返工整理。
如何才能以最高的效率，做出一份得到同事认可、领导赏识的会议笔记？
作者：水晶
来源：管理的常识
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很多人觉得自己的会议笔记做不好：会议笔记很难记，发言人说话太快，很多重点都没有记下来，过了几天就想不起要记录什么……
做会议笔记听上去是很枯燥的工作，但非常重要。会议笔记的好坏，直接影响一个团队信息的同步情况。
做会议笔记是每位职场人士必备的技能，一份好的会议笔记，能让你更深刻地理解工作安排，把握公司动向。
你可以在会议前或会议中设想一下决议事项，将设想内容写下来，再与会议结果对照，看看自己考虑了哪些事情，与领导做法的差距在哪里，培养自己的思考能力和观察能力。
同时，如果你擅长并认真对待会议笔记，及时写出条理清晰、重点明确的笔记，你将会被邀请参加更多的会议，因为领导相信你的能力。
你记录的笔记将在公司内传阅，对于个人而言也是一次崭露头角的机会。
01
什么是有用的会议笔记
首先要弄清什么是有用的会议笔记：目的明确、内容精练、清晰明了。
1.明确会议笔记的目的
一般来说，会议笔记有两个目的：个人使用和公司使用。
个人使用：记录要点和个人思考，方便会后行动。
公司使用：一种是会议纪要，方便会后公司传阅和备案查询；另一种是行动指南，用于指导后续工作的开展。
会议笔记的目的不同，记录的内容和方法也不太一样。比如，会议纪要的目的是方便会后传阅，信息要相对全面。
行动指南的目的是指导后续的工作，不需要面面俱到，只要记下对工作有帮助的重点信息即可，特别是会议产出的成果和后续行动。
在做会议笔记之前，要先明确此次会议笔记的目的。
2.会议内容要高度精练
会议笔记不能是一字不漏地将会议内容记录下来，这样会有大量的无用信息。
要学会分辨有价值的信息，对会议内容进行归纳总结，将要点提炼成简洁的文字。
3.清晰明了，不参加会议的人也能看明白
会议笔记的清楚与否，有一种很好的检验方法：你把笔记交给没有参加会议的同事，如果他看完后能大致了解会议说了什么，而且还能按会议的指示去行动，说明你的会议笔记很成功。
如果你负责公司的会议纪要，还要确保与会人员达成共识。记录的重要内容，每位参会人员确认无误后才算数。
02
如何高效做会议笔记
如果希望高效完成会议笔记，那就要在会前做好准备，并掌握针对个人或公司的会议笔记的技巧。
1.会前做足准备
在开会前，会议组织者一般会利用电话或邮件通知参会人员并告知：参会时间、地点、人员、议题及研究事项、是否需要准备发言材料等。我们可以根据收到的信息做一个预先的准备和思考。
如果你是公司的管理者或主持人，想要通过会议取得成果，要注意两点：
一是提前让参会人员了解会议安排，准备发言材料和确定发言时间。如果大家在会议开始时才知道要讨论的内容，不仅浪费时间，还可能得出不着边际的结论。
二是做好会议记录，以便传达要事，并让相关人员做好后续工作。会议时间长或参会人员较多时，一定要制定好流程，安排好主持人和会议记录员。
2.掌握做会议笔记的技巧
1）针对公司的会议笔记
针对公司的会议笔记分为两种：会议纪要和行动指南。
A.会议纪要（详细的会议笔记）。
会议纪要的目的是方便会后内部查阅，笔记需要较为详细，包含以下7个部分。
a.列出会议基本信息。
基本信息包括会议主题、时间、地点，参与人员（主持人、参会人员、缺席人员、会议记录员）。
b.重要人物的发言、建议和结论。
在会议笔记中，提炼关键内容非常重要。与会人员难免会说几句偏离主题的内容，做笔记应进行过滤，记录内容要贴近议题，切记不能写成流水账，要提炼发言人的核心观点、关键数据和结论。
c.会议需要解决的问题。
主要是会议的目标，以及召开本次会议是为了解决什么问题。例如，月度例会，解决的问题是跨部门协作，来共同进行新产品的发布。
d.会议决议、结论。
对于会议中已经达成一致的内容，或者会上明确的分工协作，要在会议纪要中列明。
e.计划责任人、相关时间点。
会议传达的要点往往是下一阶段的工作方向，除了记录会议精神、指导思想等，还应记录落地的具体安排，以便能形成工作计划。会议纪要需记录：会上确定的分工、责任人、推进时间、反馈时间、截止时间，便于会后进度跟进。
f.尚未解决或者需要跟进的事项。
对于会议上尚未解决的问题、暂时没有结论的事项、需要后续跟进的任务，一定要清晰列明，以便推动之后的行动。
g.对关键内容进行重点标注。
会议纪要中的重要内容和关键字，可以用红字或者加黑加粗标出。在排版时，注意阅读体验，大标题要加粗，其他标题要清晰排列。
有时间节点的跟进事项，要做出特别标识，或者用表格的形式列出。
会议纪要式笔记记录的信息较多，现场可以用电脑记录要点，同时配合录音笔或者“讯飞语记”录音，事后将录音转换为文字，辅助现场记录进行整理。
会议纪要如果是采用线上传阅的形式，除了整理在Word文档上，也可以选用腾讯文档、石墨文档、印象笔记等线上协作软件。
B.行动指南（一页纸会议笔记）。
公司会议笔记的另一种形式是行动指南，目的是指导会后行动，重要的不是全，而要记下对工作有帮助的重点信息。
借鉴日本丰田公司的一页纸工作法，我们可以用一页纸会议笔记的格式，一目了然地整理会议的关键内容，主要包含以下4个部分（见图1）。
图1 一页纸会议笔记
列出会议基本信息：
基本信息包括会议日期、主题、地点、参会
人员。
总结本次会议结论/成果：
结论先行，便于一眼识别重点，用3点总结会议的结论，即产生什么样的成果。
未解决问题：
本场会议有什么问题没有解决，安排什么时间继续
讨论。
会后行动：
会后的行动安排及相关人员。
行动指南的特点在于简明扼要，超过3点，脑子不易记住。以上4个部分，用3点进行总结。
无论是详细的会议纪要，还是一页纸的行动指南，在会议快结束时，都要确认一下会议的结论。
一方面，确保你的理解和笔记是准确的；另一方面，确保所有参会人员的理解是一致的，避免理解误差。
这一步骤虽然简单，但很多人常会忘了，导致会后理解和行动上出现偏差，降低了效率。
2）个人使用的会议笔记
美国康奈尔大学研发的“康奈尔笔记本”、麦肯锡公司自创的“麦肯锡笔记本”，以及埃森哲管理咨询公司使用的“重点表单”，都有一个通用的框架—黄金三分法，即将笔记分割为三部分，以“要点→思考→行动”顺序记笔记。
个人使用的会议笔记可以沿用这个框架进行记录（见图2）。
图2 依据“黄金三分法”的格式和方法记录的会议笔记
顶部：标题区域（主题+结论）。
拿出一张纸，在最顶部空出一个区域作为标题区域。左边记录会议主题，右边记录会议得出的结论。
三分区域的左边：会议要点。
若能一边舍弃无用的信息，一边对会议要点进行整理记录，思路就会变得清晰，也能快速得出所需的结论。记笔记的时候思考一下：这个信息需要记录吗，这个信息可以用在什么地方，就能逐渐养成快速判断信息的能力。
三分区域的中部：启发和思考。
记录会议带给你的启发和思考、不明白的地方，这些都是扩充你知识边界的信息。比如，即使你不是会议的组织者，也不妨碍你通过会议笔记来梳理思路。
当你已经能够熟练掌握会议笔记的整理方式时，也就意味着每次进入会议室，你的心里已经有了一个整体的概要，你将了解：
一次会议中，如何引导大家讨论方案，协调各方达成一致；每个方案中的流程和角色，什么时候能够完成或者推动工作进展。
那些没能在会议上解决的问题，可以记录其无法解决的原因，后期由谁跟进，以便为事后推进提供帮助。
三分区域的右边：会后行动。
写下会后要开展的活动，比如：
第一，协商内容大纲和训练营的安排（产品部××负责，××日前
完成）。
第二，选择培训地点（市场部××协助，××日前提供筛选后的场所名单）。
通过罗列事项清单的方式，整理出行动要点。无法一个人完成的工作，在旁边注明配合的同事和时间节点。
会议笔记不只是记录预定和未定事项，如果能把观察学习的信息、知识、方法记录下来，每次开会都能有一些额外收获。
当你能对会议的流程和目的有所把握，就能在后续更有节奏地开展工作，老板也将更信任你，让你承担更重要的任务。
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