付款审批,审什么?怎么审?
有人是反正还有后面的来审批把关,我就先放过,给个面子,做个好人,或者是前面画圈我画圈,有样跟样,丧失原则,丧失标准,丧失了监管和过滤功能,结果导致泥沙俱下、污物混流。
在长年累月审计和财务工作中,我接触了大大小小各种各样的企事业单位,根据见闻和经验,拟订出了一套很实用的《财务支付制度》,在理论和实务上规范了付款流程,现抽出付款流程图与大家一起讨论。
认定和责任
付款过程包括三个环节:业务行为环节、会计审核环节和出纳付款环节。
存在着三种责任:事实责任、审核责任和付款责任,其对应的是业务认定(事实认定)、财务认定(付款审核)和支付款项。这三种责任严重程度是由前往后递减,经办人负最大的责任,财务次之,出纳最小。现实中,由于个别单位(企业、公司)管理层的偏见和错误,一旦出现虚报套现案子,往往板子打到出纳身上,或者打到财务审核上,由财务承担全部责任,造成了冤假错案,很不公平。
一、业务认定
业务人或经办人承担事实责任,负主要责任,必须对其需要付款事项首先进行业务认定(事实认定),认定其行为真实性,认定其金额的准确性。业务人所做事项,包括采购,必须由另外的业务人来认定,由业务部门主管,甚至主管业务领导来进行业务认定。
如果业务事实没有认定,认定不清楚,或者认定错误的,不得进入下一环节----财务认定(付款审核)环节。
二、财务认定
财务人员对业务进行财务认定(付款审核),承担付款审核责任,是次要的责任。一般对明显不符合常识、不符合逻辑的业务是可以审核出来的。比如,单独一个业务员出差,报销客车车票时,却出现两张同班次、同车辆的车票。
如果财务没有审核,审核不清楚,或者审核错误的,不得进入下一环节----出纳付款环节。
三、支付款项
记账会计根据已经进行事实认定、财务认定的单据记录账簿,出纳根据会计已经记账单据支付款项的。记账会计、付款出纳不对前面的业务认定、财务认定承担责任。会计承担记账责任,出纳承担付款责任。如果记账对象错误、金额错误,会计承担记账责任;如果付错对象、付错金额,出纳承担付款责任。
审核内容
业务审核,财务审核的内容包括五个方面:
1、关联性---与单位(公司或企业)有关;
2、真实性---存在实物或行为;
3、合法性---符合法律法规;
4、材料性---有充分的材料证据;
5、控制性---符合单位(公司或企业)财务制度。
首先,审核其与单位(公司或企业)这一法律主体、会计主体有关联,才能付款,一切无关的,不管后面如何如何,统统扔在一边去。比较典型的有:行政机关部门的费用拿到企业公司来报账,上级企业(部门)拿到下级单位来报账,个人消费拿到企业公司来报账。
其次,审核其真实性,有着实物存在,有着真实行为,金额真实准确。如果既无实物资产存在,又无真实事项,或者金额错误,虚增金额,自然要挡在门外。
再次,审核其合法性,该实物资产,该真实事项是符合法律法规的,才能接受,才能付款。比如,购买毒品放在单位(公司或企业)里,报销赌博嫖娼费用,报销送礼行贿费用,尽管先与单位(公司或企业)有关联,后面是真实存在的,但由于是违法违规的,一样不得出账报销。
第四,审核其材料性,有充分的证据证明了该事项的关联性、真实性和合法性。如果证据材料不足以证明,或证明不了,应退回补充或者不受理。比如,能够证明购买资产真实性充分证据有:验收单(报告)、结算单或者对账单,如是工程项目的为结算单(报告),政府机构或第三方权威方出具的产权证书、鉴定报告。除此关键证据外,扩展出来的其他证据有合同协议、装卸单、运输单、发票、拍卖公告、成交文件等等。
第五,审核其是否符合财务制度。典型的内部控制制度有,出差人员的交通工具乘用标准、住宿标准、补助标准。如出现乘飞机经济舱限制的人员却要报销头等舱机票、限制住三星级酒店的却要报销总统套房的现象。
理论版付款流程图
实务版付款流程图
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